Como registrar despesas e receitas em condomínios em 5 passos
Descubra como registrar despesas e receitas de condomínio, de forma simples e prática, seguindo esses passos essenciais.
Despesas e receitas são termos de estudos da contabilidade e finanças em geral, que se referem aos fluxos de entrada e saída de recursos financeiros.
Elas representam o resultado da atividade, ou seja, o quanto ela ganha e gasta para realizar o seu objetivo.
As receitas são todos os recursos adquiridos, e as despesas representam os gastos necessários para a obtenção das receitas, e manutenção das atividades.
Nesse sentido, o controle financeiro é uma das principais responsabilidades de um síndico ou de uma administradora de condomínios.
E para garantir a transparência e a eficiência na gestão, é essencial registrar e acompanhar as despesas e receitas de forma adequada.
Veja a seguir os 5 passos que separamos:
Defina as categorias das despesas e receitas
O primeiro passo é definir as categorias das despesas e receitas do condomínio, de acordo com o seu plano de contas.
As categorias são importantes para facilitar a organização e a análise dos dados financeiros.
Algumas das mais comuns são:
| 1ª Categoria | Despesas fixas | Ocorrem com constância e sem pouca variação. |
| 2ª Categoria | Despesas variáveis | Variam de acordo com o consumo ou a necessidade. |
| 3ª Categoria | Despesas extraordinárias | Não fazem parte da rotina do condomínio. |
| 4ª Categoria | Receitas ordinárias | Provenientes da arrecadação das taxas condominiais. |
| 5ª Categoria | Receitas extraordinárias | De outras fontes, como aluguel de espaços. |
Registre as despesas e receitas em um sistema confiável
A segunda ação essencial é ter cuidado ao registrar as despesas e receitas do condomínio.
Para que o processo seja efetivo, é essencial usar um sistema confiável, que permita o armazenamento seguro e o acesso fácil dos dados.
Lembre-se de acionar as informações corretamente e de forma confiável. Considere:
- Data
- Valor
- Categoria
- Descrição
- Documentação
Faça o fechamento mensal das despesas e receitas
O terceiro passo é fazer o fechamento mensal das contas do condomínio, ou seja, calcular o saldo final do mês, considerando as despesas e receitas registradas.
Esse fechamento é importante para verificar se o condomínio está equilibrado financeiramente, se há sobras ou faltas de recursos, e se há necessidade de ajustes no orçamento.
Para fazer o fechamento mensal das contas, basta seguir a seguinte fórmula: Saldo final = Saldo inicial + Receitas – Despesas
Elabore um balancete mensal com todas as despesas e receitas
Um balancete mensal é um relatório que apresenta os detalhes das despesas e receitas do mês, bem como o saldo final.
Esse é o quarto passo.
O balancete mensal é importante para demonstrar a prestação de contas do síndico ou da administradora aos moradores, e também para facilitar a auditoria externa ou interna das contas.
Atenção! O balancete mensal deve ser acompanhado dos documentos comprobatórios das despesas e receitas.
Além disso, ele deve ser disponibilizado aos moradores, por meio de um mural, de um site, de um aplicativo ou de outro canal de comunicação.
Confira o artigo listado abaixo e saiba mais sobre a prestação de contas:
Analise os resultados e faça o planejamento
O quinto e último passo é analisar os resultados do balancete mensal e fazer o planejamento para os próximos meses.
A análise dos resultados é importante para avaliar o desempenho financeiro do condomínio, identificar pontos de melhoria, detectar problemas ou oportunidades, e tomar decisões estratégicas.
Já o planejamento é importante para definir as metas, as ações e o orçamento para os próximos meses, considerando as necessidades e os objetivos do condomínio.
Para analisar os resultados e fazer o planejamento, é recomendável usar ferramentas como:
- Gráficos
- Indicadores de desempenho
- Projeções
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